Trattamento dei dati

Accordo sul trattamento dei dati personali, articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») · allegato alle condizioni di vendita · versione del 19 ottobre 2026

Quando una palestra usa GRYNTA, i dati dei suoi associati e del suo personale sono della palestra: la palestra è il titolare del trattamento, GRYNTA il responsabile, che li tratta solo per conto suo. Questo accordo dice come.

1. Le parti e la durata

L'accordo è fra la palestra che attiva GRYNTA (il «titolare») e FEPECS SERVIZI S.R.L., Via Antonio Gramsci 72, 76125 Trani (BT), P.IVA 08978540725 (il «responsabile», «GRYNTA»). Fa parte delle condizioni di vendita e vale dalla creazione della palestra, prova gratuita compresa, finché GRYNTA conserva dati della palestra (punto 9). Per i temi della protezione dei dati, se c'è contrasto con le condizioni vale questo accordo.

2. Che cosa tratta GRYNTA

Natura e finalità

Conservare i dati e farli funzionare nel gestionale, nell'app degli associati e nel tablet dell'ingresso: anagrafica, abbonamenti, incassi e pagamenti online, corsi e prenotazioni, ingressi con il codice QR, certificati medici, informativa e consensi, email agli associati (codici di accesso, avvisi), copia e cancellazione dei dati. Nient'altro: GRYNTA non usa questi dati per scopi propri, non li vende, non li usa per pubblicità e non li dà a servizi di intelligenza artificiale per far funzionare il prodotto, tranne la migrazione dati quando la palestra la chiede, né mai per addestrarli.

Migrazione dati (solo se la palestra la chiede)

Una sola funzione di GRYNTA usa l'intelligenza artificiale: la migrazione dati, che copia in GRYNTA i dati che una palestra ha nel suo vecchio gestionale (sale, corsi e orari, piani, associati con foto e certificati, abbonamenti e pagamenti). Parte solo se la chiede il titolare della palestra, o il team di GRYNTA con una delega firmata dal titolare, e si paga a parte. Per leggere il vecchio gestionale, o gli export che la palestra carica, GRYNTA usa Claude, il modello di intelligenza artificiale di Anthropic, attraverso la sua API. Claude vede il testo delle pagine del vecchio gestionale che apre, con i dati degli associati scritti lì (per esempio nomi, contatti, date di nascita, abbonamenti, pagamenti e scadenze dei certificati), e le prime righe degli export, e mette i dati in ordine per GRYNTA. Non vede le foto né le copie dei certificati, che GRYNTA scarica da sé, e non vede mai nome utente e password del vecchio gestionale, che GRYNTA conserva cifrati e inserisce da sé. Per trovare l'indirizzo d'accesso del vecchio gestionale Claude può cercarne il nome sul web, senza nessun dato della palestra o degli associati.

Claude non prende decisioni sugli associati e può sbagliare a leggere: per questo niente entra in GRYNTA finché il titolare non ha visto che cosa è arrivato, con degli esempi e i problemi trovati, e ha confermato. Che cosa entra, che cosa si unisce a un associato già presente e che cosa si scarta lo decidono regole fisse del programma, scritte riga per riga in un resoconto che la palestra può scaricare. Nel vecchio gestionale il programma lascia a Claude solo l'accesso, la lettura, la ricerca e gli export: rifiuta i moduli e i collegamenti che salvano modifiche, cancellano, mandano messaggi o fanno pagamenti.

Nome utente e password si cancellano alla fine della migrazione e comunque dopo 7 giorni; i file scaricati o caricati, dopo l'importazione e comunque dopo 30 giorni; i dati raccolti, se nessuno li conferma, dopo 30 giorni. Dopo l'importazione restano solo i dati entrati nel gestionale: le copie di appoggio e il registro della migrazione escono entro 90 giorni.

Persone interessate

Gli associati e chi si iscrive online; i genitori o tutori degli associati minorenni; i contatti per le emergenze indicati dagli associati; il personale della palestra (titolare, reception, istruttori).

Tipi di dati

Nome, cognome, contatti, dati di nascita, codice fiscale, residenza, documento d'identità, tessera dell'ente sportivo, professione, note; abbonamenti, pagamenti e incassi; prenotazioni e presenze; ingressi (data, ora, esito e motivo); consensi e loro storico; credenziali (email, impronta della password, codici di accesso). Dati relativi alla salute (articolo 9 del GDPR): tipo e scadenza del certificato medico e, se la palestra lo attiva, la copia del certificato.

Durata

Per tutto l'abbonamento e per i 12 mesi successivi alla sua fine (punto 9). Durante l'abbonamento, ingressi e prenotazioni si cancellano dopo 24 mesi.

3. Le istruzioni della palestra

GRYNTA tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate della palestra, anche per i trasferimenti fuori dall'Unione europea: sono le condizioni di vendita, questo accordo e le scelte che la palestra fa nel gestionale (per esempio chi del personale vede cosa, se conservare la copia dei certificati, se il certificato è obbligatorio per entrare, se attivare i pagamenti online, se chiedere la migrazione dati dal vecchio gestionale e confermarne l'importazione). Altre istruzioni si danno per iscritto all'indirizzo del punto 12. Se un'istruzione viola la legge, GRYNTA lo dice subito alla palestra. Restano salvi gli obblighi che la legge impone direttamente a GRYNTA; in quel caso, se la legge lo consente, GRYNTA avvisa prima la palestra.

4. Gli impegni di GRYNTA

• Fa trattare i dati solo a persone autorizzate e tenute alla riservatezza, e solo per quello che serve al loro lavoro.
• Adotta le misure di sicurezza del punto 6 e le aggiorna quando serve.
• Aiuta la palestra a rispondere agli associati che esercitano i loro diritti: nel gestionale la palestra vede e corregge i dati di ogni associato, ne archivia la scheda, registra i consensi, scarica la copia di tutti i dati, e il suo titolare cancella del tutto un associato archiviato. La cancellazione completa di un singolo associato avviene subito dal gestionale, se la fa il titolare della palestra; entro 30 giorni dalla richiesta, se la palestra la chiede a GRYNTA. Se un associato scrive a GRYNTA, GRYNTA inoltra la richiesta alla palestra senza ritardo e non risponde al suo posto.
• Aiuta la palestra negli obblighi di sicurezza, nella notifica delle violazioni, nella valutazione d'impatto e nella consultazione del Garante, dandole le informazioni che ha.
• Mette a disposizione le informazioni che servono a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, anche da un revisore scelto dalla palestra e tenuto alla riservatezza, con un preavviso ragionevole e senza accesso ai dati delle altre palestre.
• Alla fine del rapporto restituisce e cancella i dati come al punto 9.

5. Sub-responsabili

La palestra autorizza GRYNTA ad avvalersi di questi sub-responsabili, ai quali GRYNTA impone per contratto gli stessi obblighi di questo accordo e dei quali risponde verso la palestra:

• Register.it S.p.A. (Italia): il server su cui gira GRYNTA (programma, database, copie cifrate dei certificati), le sue copie di sicurezza e l'invio delle email. Gli estremi del contratto e dell'accordo sul trattamento dei dati con Register.it e la sede esatta dei data center sono in corso di verifica.
• Anthropic Ireland, Limited (Irlanda; capogruppo Anthropic PBC, con sede negli Stati Uniti): Claude, il modello di intelligenza artificiale con cui si scrive, si mantiene e si controlla il software di GRYNTA, e che legge il vecchio gestionale di una palestra quando la palestra chiede la migrazione dati: in questi casi può vedere dati di palestre e associati, per esempio quando importa l'elenco degli associati di una palestra o fa controlli sul server, e non prende decisioni su palestre o associati. GRYNTA usa un piano Claude per aziende, regolato dalle condizioni commerciali di Anthropic (non un account personale) e, per la migrazione dati, l'API di Anthropic, con un account aziendale regolato dalle stesse condizioni commerciali: l'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic ne fa parte e si applica in automatico, e le condizioni commerciali vietano ad Anthropic di addestrare i suoi modelli sui contenuti del cliente. Il trasferimento negli Stati Uniti è coperto dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (decisione di esecuzione (UE) 2021/914, modulo 2 o 3 secondo il caso), che fanno parte dell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic.

Anthropic si avvale a sua volta di propri sub-responsabili, elencati su anthropic.com/subprocessors; il suo accordo sul trattamento dei dati, regolato dalla legge irlandese, è su anthropic.com/legal/data-processing-addendum.

Prima di aggiungere o cambiare un sub-responsabile GRYNTA lo comunica via email al titolare della palestra almeno 30 giorni prima. Entro quel termine la palestra può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati; se non si trova una soluzione, può disdire l'abbonamento senza costi prima che il cambio abbia effetto.

Non sono sub-responsabili di GRYNTA i servizi di pagamento che la palestra collega al proprio conto per i pagamenti online degli associati (PayPal e, quando sarà disponibile, Stripe): GRYNTA trasmette loro importo e descrizione dell'acquisto, e il servizio tratta i dati del pagamento come titolare autonomo, in base al rapporto fra la palestra, l'associato e il servizio stesso. Fatture in Cloud, che GRYNTA usa per le proprie fatture alle palestre, non riceve dati degli associati.

6. Le misure di sicurezza

Le misure in uso oggi (articolo 32 del GDPR):

• Cifratura in transito: tutte le pagine passano in HTTPS; le email partono di norma dal server di posta di Register.it, con invio autenticato e cifrato.
• Certificati medici: la copia del certificato è cifrata con AES-256-GCM e una chiave legata alla palestra e alla singola copia; sta fuori dalle pagine web; la vedono solo il titolare e la reception; ogni caricamento, apertura, conferma, rifiuto e cancellazione resta nel registro delle operazioni. La copia si cancella 30 giorni dopo la scadenza del certificato, oppure prima, quando arriva il certificato nuovo, se viene rifiutata o se la reception segna il certificato come assente. Le foto perdono i metadati (anche la posizione GPS).
• Accessi: personali, con codice monouso via email valido 10 minuti o con password (conservata come impronta Argon2id); blocco dopo troppi tentativi; ruoli con permessi diversi (titolare, reception, istruttore); la console di GRYNTA chiede anche un codice dall'app di autenticazione.
• Separazione fra palestre: ogni dato è legato alla sua palestra e il programma legge e scrive sempre filtrando per palestra; l'accesso vale solo nella palestra che lo ha rilasciato.
• Ingressi: il QR dell'associato è firmato con una chiave sua e cambia ogni 30 secondi, così una foto del QR non serve a entrare.
• Registro delle operazioni: le azioni importanti (modifiche degli associati, vendite, pagamenti, privacy, certificati) sono registrate con autore, data, ora e indirizzo IP. L'applicazione non modifica le righe del registro: le cancella dopo 24 mesi, o con tutti gli altri dati della palestra a fine rapporto, e quando un associato viene cancellato del tutto toglie dalle sue righe i dati personali, lasciando solo che cosa è stato fatto, da chi e quando.
• Applicazione: nessuno script di altri siti nelle pagine (Content Security Policy), protezione dei moduli da invii falsi, nessun dato sanitario nei file di log.
• Copie di sicurezza: le fa il fornitore dell'hosting, Register.it: ogni notte, verso l'una, una copia completa di tutto lo spazio di GRYNTA (programma, database e file), che conserva per circa tre settimane. Un dato cancellato esce anche dalle copie entro circa tre settimane.
• Tempi di conservazione: i codici di accesso si cancellano dopo 30 giorni; i registri del programma dopo 12 mesi; il registro delle operazioni e le notifiche dei pagamenti dopo 24 mesi; ingressi e prenotazioni dopo 24 mesi. Ci pensa un controllo automatico ogni giorno.

7. Violazioni dei dati

Se GRYNTA viene a conoscenza di una violazione dei dati della palestra, la comunica al titolare della palestra senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, via email e, se serve, per telefono. Nella comunicazione indica, appena li conosce: che cosa è successo, quali categorie e quanti associati e dati circa sono coinvolti, le conseguenze probabili, le misure prese o proposte e chi contattare. Poi aggiorna la palestra fino alla chiusura dell'evento. Spetta alla palestra, come titolare, notificare il Garante entro 72 ore e avvisare gli associati quando la legge lo richiede; GRYNTA la aiuta.

8. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati stanno in Italia, sul server di Register.it. L'unico trasferimento fuori dall'Unione europea è verso gli Stati Uniti: Anthropic, sub-responsabile per l'assistenza tecnica e per la migrazione dati, può trattare i dati lì, e il trasferimento è coperto dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (decisione di esecuzione (UE) 2021/914, modulo 2 o 3 secondo il caso), che fanno parte dell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic.

9. Fine del rapporto: copia e cancellazione

• In ogni momento il titolare può scaricare dal gestionale la copia di tutti i dati della palestra: un file ZIP con tabelle CSV (associati, abbonamenti, pagamenti, prenotazioni, ingressi, consensi, certificati e il resto) e le immagini del marchio. Non contiene le chiavi segrete dei QR né i dati tecnici di accesso.
• Finito il rapporto, i dati restano conservati per 12 mesi, in cui la palestra può riattivarsi o chiedere la copia; 30 giorni prima della cancellazione GRYNTA lo ricorda via email ai titolari della palestra. Poi cancella tutto in automatico: associati, personale, abbonamenti, ingressi, certificati e loro copie, immagini del marchio.
• La palestra può chiedere la cancellazione anche prima scrivendo all'indirizzo del punto 12.
• Restano solo i dati che GRYNTA deve conservare per legge come titolare per il proprio rapporto con la palestra: contratto, abbonamento a GRYNTA, addebiti e fatture, dai quali vengono tolti data e luogo di nascita e telefono del titolare.
• I dati cancellati, alla fine del rapporto come durante, escono anche dalle copie di sicurezza del fornitore dell'hosting entro circa tre settimane, il tempo per cui le conserva.

10. Intelligenza artificiale

Nel lavoro di ogni giorno GRYNTA non usa l'intelligenza artificiale e non prende decisioni sugli associati con l'intelligenza artificiale (vedi Intelligenza artificiale). L'unica funzione con intelligenza artificiale è la migrazione dati (punto 2): non è attiva finché la palestra non la chiede, e Claude non prende decisioni sugli associati. Prima di introdurre un'altra funzione con intelligenza artificiale che tratti dati della palestra, GRYNTA lo comunica al titolare con almeno 30 giorni di preavviso, aggiorna questo accordo e la rende disattivabile.

11. Responsabilità

Ciascuna parte risponde secondo l'articolo 82 del GDPR. I limiti di responsabilità delle condizioni di vendita non si applicano dove la legge non li consente.

12. Contatti

Per tutto ciò che riguarda questo accordo: info@grynta.it (PEC legal@pec.fepecsservizi.it).